דלג לתוכן

Onboarding ו-Offboarding בעידן של חוסר ודאות:

להבטיח המשכיות עסקית כמו בחברות הגדולות

עמוד ראשי » בלוג » אבטחת מידע » Onboarding ו-Offboarding בעידן של חוסר ודאות:

פיטורים בזמן קורונה? זה קורה לכולם

כמעט ואין חברה שלא מתמודדת עם עלייה ברמות הנדידה אל הארגון וממנו, וההשלכות על מחלקות ה-IT של הארגון יכולות להיות מרחיקות לכת.

אופיס 365 לעסקים באקסיטו

המשכיות עסקית

בין הגורמים החיוניים המבטיחים לא רק את היציבות התפקודית של הארגון,
אלא לא פחות חשוב מכך את הרווחים לטווח הארוך.
אט אט, מי יותר ומי פחות –
חברות מתחילות להעריך את ההשפעות של מגפת COVID-19
על תהליכים עסקיים ועל ההתנהלות השוטפת,
כמו גם על ההיערכויות הנדרשות לקראת תפקוד חכם, זהיר ורווחי יותר.

הערכה נכונה של נזקי COVID-19 כוללת הערכת הנזקים
וההשפעות של הנגיף על ההתנהלות השוטפת,
המחירים וההשלכות ובהתאם לכך –
הכנת תכנית עסקית להתאוששות מאסון.
הכנת תכנית כזו יכולה לסייע לארגון שלכם לתמוךבעובדים
גם בעבודה מרחוק ולהכין פלטפורמה מתאימה
ותכנית עבודה לצוותים השונים תוך תיאום בין המחלקות.

אופיס 365 לעסקים באקסיטו

למה עליכם להיערך?

סביר להניח שכמנהלי חברה, קטנה או גדולה – זה ממש לא משנה,
כבר “זכיתם” לחוות מעט מנחת זרועו של הנגיף:
שיבושים מתמשכים בתפוקת העובדים,
בעיות באספקת מוצרים ושירותים,
קשיים בהוצאה לפועל של נסיעות עסקית, בעיות בזמינות מוצרים ועוד.
אבל הנזק המשמעותי ביותר, כך לפי הערכות של חברת גרטנר,
הוא נשירה מתמשכת של עובדים
ועזיבה של עובד לפני מציאת מחליף מתאים.

אופיס 365 לעסקים באקסיטו

מה עושים?

תכנית המשכיות עסקית

שפעת החזירים, SARS, H1N1 והשפעת הספרדית –
אף אחד מהנגיפים שהוזכרו כאן לא גבה מחירים גבוהים כפי שגבה נגיף COVID-19.
ההשפעה של הנגיף על כלכלות העולם, ארגונים,
חברות ואפילו מגזרים שונים – תימשך לדורות ותצריך תכנית שיקום בין לאומית.
העידן הנוכחי מתאפיין במספר תופעות בולטות:

  • התפשטותו של הכפר הגלובלי – יותר עובדים מרחבי העולם
  • תופעה הולכת וגוברת של עבודה מרחוק
  • שימוש מוגבר בתוכנה כשירות
  • שימוש הולך וגובר ביישומים מבוססי ענן
  • עלייה הולכת וגוברת באסטרטגיות ייצור רזה
  • עסקים פועלים יותר ויותר באופן גלובלי

כל אלו הופכים את ניהול ה-offboarding וה- onboarding למורכב ומאתגר יותר.
ובדיוק בשביל זה אנחנו כאן.

אופיס 365 לעסקים באקסיטו

שיתוף פעולה בין מחלקתי

כדי להבטיח יעילות תפקודית מעתה ואילך,
חשוב ליצור שיתוף פעולה מתמשך
וקווי תקשורת שוטפים בין מחלקות ה-IT,
ניהול חשבונות וכוח האדם כדי להימנע מאבדן מידע קריטי לארגון,
מעזיבה מסוכנת של עובדים
ומהפסדים הנגרמים כתוצאה מתהליכי offboarding וה- onboarding לא מנוהלים.

אופיס 365 לעסקים באקסיטו

השלב הראשון: ייעול תהליכי קבלה לארגון

מחקרים מראים כי רק 15% מהעובדים שהארגון שוכר את שירותיהם –
אכן מתאימים לדרישות התפקיד מהם.
במרבית המקרים, גיוס שאינו עונה על צרכי הארגון מביא עמו
השקעה מרובה במשאבים שאינם מניבים תוצאות וכתוצאה מכך,
הוצאות מיותרות ולא מעט טרחה על הפסדים עתידיים.

אם עד היום השתמשתם בתהליכי גיוס אנלוגיים
והתבססות על מתודולוגיות גיוס ישנות,
תנאי העבודה מרחוק הם ההזדמנות הגדולה ביותר של הארגון להשתכלל.
באמצעות תוכנות ניהול שירותי כוח אדם HR service managementsoftwares(HRSM)
והטמעה של תהליכי אוטומציה שונים,תוכלו לשפר את תהליכי הגיוס הארגוניים
ולהגביר את היציבות לטווח הארוך.

אופיס 365 לעסקים באקסיטו

השלב השני: ייעול תהליכי חפיפה בין עובדים

שיפור תפקוד העובדים תלוי רבות באופן הניהול של כוח האדם בארגון.
באמצעות שיפור ניהול תהליכי העבודה,
הגברת המודעות לצרכים של העובדים ועבודה עם תוכנות מתקדמות,
הארגון נהנה מפיתוח כלכלי מתמשך,
העובדים מרגישים מסופקים מתהליכי השילוב בעבודה וכתוצאה מכך,
משקיעים יותר בפרויקטים שעליהם הם ממונים.

אופיס 365 לעסקים באקסיטו

השלב השלישי: ניהול חכם של משתמשים וזהויות

בעידן של עבודה מהבית כבר מזמן משתלם יותר
לנהל זהויות משתמשים בענן ועוד יותר – באמצעות ענן מנוהל.
למה ואיך זה קורה? באמצעות ניהול זהויות חכם הארגון נמנע מכניסה
לא רצויה של משתמשים לא מזוהים
או משתמשים שהוגדרו כלא רלוונטיים לארגון עם רגע עזיבתם.
תהליכים אוטומטיים המוגדרים מראש מבטיחים
כי המידע הארגוני יישמר קרוב אליכם
וכל ניסיון חדירה למידע ייחסם
ויגובה בהודעה רשמית על ניסיון כניסה לא רצוי למאגרי המידע.

אופיס 365 לעסקים באקסיטו

השלב הרביעי: עבודה על גבי פלטפורמות

שינויים ארגוניים מתרחשים כל שני וחמישי.
בעידן כזה קשה עד בלתי אפשרי לעדכן כל תוכנה וכל פרויקט באופן ידני.
מסיבה זו, ניהול פלטפורמות מידע באמצעות SaaS
וענן מנוהל מבטיח לארגון גמישות מרבית בעבודה השוטפת.
הודות לניהול הענן מרחוק, מנהלי IT מקבלים את הדוחות שהם צריכים
וכמותם מנהלי כוח אדם, מחלקת הנהלת חשבונות, מחלקת שיווק ועוד.

אופיס 365 לעסקים באקסיטו

השלב החמישי: עזיבה נכונה

כל פיסת מידע או גישה המצויה אצל עובדים שעזבו את הארגון –
מהווה סיכון לארגון. חשבון דוא”ל שלא נסגר, ססמאות שלא עודכנו,
תהליכי הקצאת גישה באופן ידני, ביטול גישה לפלטפורמות נבחרות
ומשאבים שונים של הארגון – כל אלו מהווים פתח לדליפת מידע
ומעמידים את הארגון בפני סיכון להפסדים עצומים ואפילו תביעות משפטיות.

בעידן שכזה, כבר לא משתלם לנהל את הזהויות הארגוניות באופן ידני.
באמצעות שילוב AI בתהליכי העבודה הארגוניים תוכלו להיות
בראש שקט מניהול זהויות, כניסה, הגדרה והטמעת עובדים לתוך מערכות הארגון
ואותו הדבר גם בעזיבת עובדים – באמצעות תוכנה חכמה תבטיחו לעצמכם
ולארגון אבטחת מידע מלאה וביטחון מלא בגיוס ובעזיבה של עובדים.

תוכנות חכמות אחראיות על:

  • שינוי ססמאות לכל משתמש שהייתה לו גישה
  • הודעה לצוותים הרלוונטיים אודות שינוי בפרטי הגישה
  • הפניית המיילים לאיש הקשר החדש
  • ניהול זרימת המידע וסיווגו מראש באמצעות הגדרת קודים מתאימים לפי צרכי הארגון

אם בעבר הפעולות הללו קרו בתוך הארגון באופן פיזי,
הרי שבעבודה מרחוק חלים תנאים שונים.
באמצעות התוכנות המתאימות, התהליכים הופכים פשוטים
ואינם מצריכים תשומת לב של מומחים בתחום.