דלג לתוכן

כך תמדדו את שרידות הארגון שלכם בזמן מגפה:

ששה פרמטרים לשרידות בזמני משבר

עמוד ראשי » בלוג » מחשוב ענן » כך תמדדו את שרידות הארגון שלכם בזמן מגפה:

מה הופך ארגון למצליח בתהליך המעבר ואילו פרמטרים?

על פי סקר של חברת הייעוץ Deloitte,
רמת המוכנות הכללית של ארגונים לקראת משבר הנגיף נעה ממוכנות חלקית
ועד לרמת מוכנות מלאה במגזרים מסוימים.
הסקר נערך בקרב 76 ארגונים מחמישה סקטורים מרכזיים ביניהם הפיננסיים,
הטכנולוגיות, המסחר, השירותים, תעשייה ומוצרי צריכה.

חלק מהענפים הוכיחו יכולת ניהול התפעול והתהליכים גבוהה גם כאשר העובדים נמצאים בבית.
עם זאת, התקשורת והניהול של כח האדם עצמו התגלו כמאתגרים.

מבחן בית

בחנו את עצמכם –
באיזו מידה הצלחתם לשרוד את המשבר הכלל עולמי שהתעורר כתוצאה מהתפשטות הנגיף?
מדינות שונות בחרו צורות מדיניות שונות להתמודדות עם הנגיף אבל כולן,
ללא יוצא מן הכלל, נפגעו כתוצאה מהירידה בפעילות הכלכלית.

אובדים מהבית? כמה פתרונות פשוטים

אם ניהול עובדים הוא תחום מאתגר במצבי שגרה,
אז במצבי משבר האתגר גדול פי כמה.
איך מדרבנים עובדים להתמקד בעבודה כשילדים מתרוצצים בין הרגליים
וסביבת העבודה מתערבבת עם הסביבה הביתית?

“אמא!! הוא הרביץ לי!!”, “אבא!! הוא לקח לי!!”, צורחים הילדים מהחדר הסמוך.
איך אפשר להתמקד בעבודה במצב כזה?
מנהלים בעלי “ראש גדול” מבינים שלא מדובר בעניין של מה בכך
ו”משחררים חבל” לעובדים תוך התאמת היעדים למצב הקיים.

1. סביבת עבודה טכנולוגית

חברות גדולות כמו IBM, אינטל, אפל, אמזון, פייסבוק ופורטר
המליצו לעובדים שלהן לעבור לעבוד מהבית
וציידו אותם בכל מה שיכול להועיל להתגבר על הקשיים:
כלים טכנולוגיים המאפשרים לנהל פגישות ומשימות,
תוכנות רלוונטיות לניהול העבודה כמו סקייפ, Zoom, Hangout ואחרות.
המעטפת הטכנולוגית מאפשרת למנהלי כוח האדם לפקח על התנהלות הצוות
ולמנהלי פרויקטים לדעת בדיוק איפה עומד כל פרויקט.

2. תשתיות ברמה מספקת

בעוד שבמשרד קיימת אחידות כלל ארגונית בכל הנוגע
לתשתיות הטכנולוגיות ותשתיות המחשוב,
כשמדובר בבתים הפרטיים, לכל אחד מהעובדים יש תשתית משלו.
רוחב פס שונה, סוג מחשב שונה, תוכנת הפעלה בגרסה שונה,
מספר מחשבים שיכול להגביל את השימוש ואפילו לפעמים פשוט ציוד ישן.

3. הכשרת עובדים וחניכה אישית

זה השלב שבו מנהלי IT צריכים להיכנס ולעשות סדר.
וידוא כי כל העובדים מצוידים בתשתיות המתאימות לרבות חיבור מאובטח,
מחשוב ברמה מספקת, ציוד חומרה ותוכנה וגישה נוחה לעל העובדים מכל מכשיר שהוא.
מיומנים בשימוש בכלים הנדרשים ושולטים בתוכנות ההפעלה השונות
הינו חלק מתהליך מעבר בריא לעבודה מהבית.

עובדים שיש להם פער מאחורי אחרים ביחס לרמת השליטה שלהם
זקוקים לעזרה שבלעדיה, העבודה יכולה להיתקע.
גם כאן, חשוב לצייד את אנשי ה-IT בדרישות הרלוונטיות מהעובדים,
בציוד התשתית הבסיסי החיוני וברמת השליטה בידע הנדרשת לצורך עבודה שוטפת.
תהליך של חפיפה במעבר לעבודה מהבית מצריך זמן ומשאבים רלוונטיים
ולכן יש לתת על כך את הדעת כשמקבלים את ההחלטה לעבור לעבודה מהבית.

4. ניהול שגרת עבודה

בינינו? מי שלא רגיל לעבוד מהבית עלול למצוא
את עצמו מהר מאד עובד מהמיטה כשהוא עדיין בפיג’מה.
הרי בשביל לצאת מהמיטה כשעומדים להיכנס אליה שוב בסוף היום
וכשמחוץ לחדר השינה מחכה ג’ונגל של חיות שהחליט להקים מאהל באמצע הסלון.

בין קריאות עזרה של הילדים למחויבויות הבית האחרות,
זה הזמן ליצור משמעת עבודה גם בבית.
כמנהלי פרויקטים יש לכם את היכולת להרים את עובדי הארגון מעלה
או לתת להם לצלול לחוסר מעש.
כדי לסייע לעובדים שלכם לשמור על מוטיבציה ועל מסגרת של עשייה,
רצוי לאמץ שגרת עבודה בווידאו:
כל יום יכול, רצוי או צריך שייפתח בפגישת וידאו הכוללת בדיקת מצב כללי
(קרי איך כל אחד מהעובדים מתמודד עם השהייה הממושכת בבית)
וכן בדיקת התקדמות בפרויקטים.
השיחות יכולות להיות באמצעות פגישות ועידה,
שיחות של אחד על אחד בהתאם לצורך או גם וגם.

5. עזרה להורים

ההתמודדות המאתגרת ביותר, כפי שעולה מדבריהם של מרבית העובדים, היא מול הילדים.
הורים לילדים מאבדים את הידיים והרגליים מול ילדים שמתחילים לטפס על קירות
בשל חוסר מעש והימצאות במצב סטטי יחסית,
אחרי שהתרגלו להתרוצץ בבית הספר ולהוציא אנרגיות.

הדרכות הורים, סדנאות יצירה ופרויקטים פנים ארגוניים המיועדים להורים
הם רק חלק מהכלים שמשמשים ארגונים לסייע לעובדים שנמצאים בבית עם ילדים –
להישאר ממוקדים בעבודה ובפרויקטים שהוגדרו מבעוד מועד.

6. הנחיה מאורגנת

חוסר הוודאות יכול להיות חרב פיפיות:
עבור מי שבוחר לא להתבונן במראה, ההשלכות של ההתמודדות
עם חוסר הוודאות יכולות לחזור כמו בומרנג.
אם אתם מנהלים שמגדילים ראש, קרוב לוודאי שלא תתנו לחוסר הוודאות להפתיע אתכם
או לגרום לעובדים שלכם לשקוע בחוסר מוטיבציה או חוסר מעש.

זה בדיוק הזמן ליצור מסגרת ארגונית וירטואלית
וכן מסגרת עבודה המושתתת על זמנים ומשאבים רלוונטיים.
ניהול צוות מרחוק כולל הגדרת מטרות ויעדים רלוונטיים, הצבת לוחות זמנים,
הענקת כלים להתמודדות עם היעדים ולהשגתם וכן קביעת תחנות ביניים לבדיקת ההתקדמות.
ככל שהמנהל מתוחכם ופורה יותר, כך תהליך העבודה יהיה מעניין יותר,
ולא משנה אם הוא קורה מהבית, מהמשרד או מבית קפה.

מנהל יצירתי יכול לקבוע יעדים תחרותיים, שאלונים ופגישות זום לבחינת ההתקדמות
וכן פעילויות לילדים, כאלה שגם ההורים יכולים לקחת בהן חלק.
התוצאה היא לגמרי שלכם: עובדים בארגון יעיל
ופעיל שאינו מזניח את העובדים שלו יהיו הרבה יותר מגויסים לעבודה,
בעלי מצב רוח מרומם ובעלי יעילות גבוהה.

התאימו את שיטות העבודה ואת צורת העבודה לצרכים של העובדים שלכם.
יש כאלה שזקוקים לפידבק בתדירות גבוהה ואחרים מסתדרים בצורה עצמאית לחלוטין.
הקשבה לצרכי העובדים וניטור ההתקדמות באופן יומיומי יכולים לשמור על העובדים בשפיות ועל יעדי הארגון בתנועה מתמדת.

הירשמו אל המנוי של exsitu וקבלו עידכונים, תוכן ענייני ומדריכים