החברות הגדולות ביותר בעולם עורכות רפורמות ענק בתוך מספר שעות
וכל זאת בלי שבכלל הרגשתם.
כשמדובר בתאגידי ענק וחברות המשרתות מיליוני משתמשים ברחבי העולם,
אין מקום לפשרות. אז איך זה שמפעלי ענק מצליחים לחולל שינויים מהפכניים בכזו פשטות?
בפשטות! על ידי הטמעת מערכות מידע.
אבל רגע, מה זה אומר בכלל?
רגע לפני שצוללים לתוך התפקיד, בואו נבין מה המהות שלו.
מטמיע מערכות מחשוב היא הרוח החיה של הארגון.
היא זו המובילה אותו קדימה ומאפשרת הלכה למעשה את הטמעת החידושים בארגון:
כל תהליך התייעלות ארגוני, כל הטמעה של מערכת מחשוב חדשה וכל רפורמה בארגון –
מובלת על ידי מטמיע מערכות מחשוב מקצועית, מיומנת, מנוסה
ובעלת אוריינטציה טכנולוגית. אז מה זה אומר בפועל?
מטמיע מערכות מחשוב אחראית בעיקר על כתיבת מדריכים טכניים למשתמש,
התקנת המערכות במחשבים השונים ולבסוף – התקנה של המערכות,
תיאום ביניהן, בקרה על פעילות תקינה של המערכות
וכן טיפולים טכניים הנדרשים לבעיות הצצות בדרך.
מעבר לאלו, מטמיע מערכות מחשוב מעניקה שירותי תמיכה
וליווי שוטפים לעובדים שנתקעים בתפעול תוכנות חדשות, מסתבכים עם פונקציות שונות
או כאלה שלא הצליחו לקלוט את תהליכי העבודה וזרימת המידע לאחר העדכון.
מטמיע מערכות מידע היא בעצם התפקיד שהופך כל ארגון למצליח הודות למקסום היכולות הארגוניות.
אתם יכולים לשכוח מרדיפה אחרי לקוחות שממילא לא התכוונו לחזור,
כי הלקוחות שאתם באמת מחפשים הולכים לקבל יחס הרבה,
הרבה יותר טוב הודות למערכות משופרות,
ייעול מתמיד של המערכת ויכולת קידום הארגון לשיאים חדשים.
הטמעת מערכות מחשוב בארגון היא תפקיד המתאים לאנשים מסוימים מאד
ולא כל אחד יוכל לעשות בו חיל. האדם שימלא תפקיד זה,
רצוי כי יהיו לו לפחות חלק מהתכונות הנדרשות.
אם יש לך יכולת תכנון שגורמת לאנשים להתפעל,
אם צורת העבודה שלך הינה מסודרת, מאורגנת,
שקולה ומבוקרת ואם ברור לך שאין מצב לוותר על אפיון תהליך ההטמעה
ותהליכי העבודה – כדאי לך לבחון את התפקיד.
אם בתום התהליך תמיד יגיע אצלך שלב של בקרה תהליכים – אין ספק שזה המקום בשבילך.
מה כולל התפקיד?
תהליך ההטמעה בחברות וארגונים מורכב ביותר
ולפיכך הוא מצריך מטמיע עם ראש על הכתפיים,
שיודע לאפיין נכון את התהליך ושומר על יסודיות לכל אורך הדרך.
גם בזמן ההטמעה עצמה, המטמיע לא יכול “להוריד את הרגל מהגז” –
הרי החברה צריכה להמשיך ולספק שירותים ללקוחותיה באופן שוטף
וללא הפרעות ותקלות. מספיק שמחלקה אחת עובדת שלא על פי התכנון
ולקוחות עלולים כבר להתחיל לנטוש.
הטמעת מערכות מידע בארגון טומנת בחובה קשיים מובנים,
במיוחד ברמה הטכנית: הן בפעולותיהן הטכניות אך בעיקר בשילובן בתוכנות הקיימות בחברה
ובמסד הנתונים המופעל זה מכבר. בשל ריבוי הנתונים,
הפקודות והתלות של המערכות השונות זו בזו –
אם תהליך הטמעת מערכות המחשוב לא תוכנן כמו שצריך מבעוד מועד,
הרי שהתקלות שתתעוררנה בזמן אמת עלולות להשבית את המערכת כליל או
לכל הפחות לעכב את התהליכים של ההטמעה והמשך עבודה.
הטמעת מערכות מחשוב בצורה לא מקצועית,
המתוכננת לא נכון וכזו המבוצעת על ידי האנשים הלא נכונים יכולה לא רק לעכב את החברה,
אלא גם לפגוע בלקוחות ובעקבות זאת,
בהכנסות השוטפות תוך שהיא גורמת להפסדים כספיים משמעותיים.
מנהלים רבים מוצאים את עצמם בדרך ללא מוצא לאחר שבחרו להטמיע
מערכות מחשוב חדשות ללא הכנה מוקדמת, ללא ידע מתאים
ובאמצעות תהליכי הטמעה שאינם מתאימים לצרכים של החברה.
זיהוי
זהו השלב בו מקבלי ההחלטות בחברה מבינים את הצורך האקוטי בהטמעת מערכות חדשות
ובמציאת פתרונות יעילים יותר לבעיות קיימות.
בדיקה ואימוץ
בשלב השני, מנהלי החברה פונים לבחון אופציות שונות הקיימות בשוק.
במרבית המקרים, מצבים אלו קוראים למנהלים להתייעץ,
לשאול קולגות ולבחון את האלטרנטיבות הקיימות סביבם.
שלב זה הוא חיוני משום שהוא מאפשר למנהל לקבל החלטה המבוססת על בדיקה ושיקול דעת.
הסתגלות
מילת המפתח החשובה ביותר בשלב זה היא הדדיות.
זה הוא השלב בו העובדים בחברה סוקרים את מערכות המידע העתידות להשתלב בחברה
ומערכות המידע “לומדות” את דפוסי הארגון בעבודה
ומתאימות את עצמן לקצב, לדרישות ולמאפיינים הארגוניים.
למידה
שלב הלמידה הוא שלב חיוני ביותר.
למרות שהוא מזכיר מאד את השלב הקודם,
זה הוא שלב חיוני ולעתים בלתי מוחשי בו הלמידה הופכת
בת קיימא ותופסת מקום של ממש בדפוסי העבודה השונים.
החדרה
שלב ההחדרה הוא השלב האחרון בו מערכות המידע החדשות
הופכות להיות חלק אימננטי מהארגון ומתפקדות כאילו היו שם מאז ומתמיד.
הפונקציונליות והיעילות של שלב זה מהוות נייר לקמוס לבחינת הצלחת ההטמעה.
