דלג לתוכן

מיקרוסופט אופיס 365 – כל המידע הנחוץ

מתי הזמן הנכון, ההיתרונות, ההטמעה, החבילות ועוד !

עמוד ראשי » בלוג » מחשוב ענן » מיקרוסופט אופיס 365 – כל המידע הנחוץ

אופיס 365 של מיקרוסופט

שירות אופיס 365 מורכב ממספר חבילות שונות בהתאמה לאופי וסוג הארגון
ובעיקרו משלב את כלי העבודה המוכרים לכל ארגון
ולכל משתמש – Microsoft Office עם שירותי דואר מקוון עוצמתי ויעיל Microsoft Exchange Online
עם פתרונות ואפליקציות בעלות יכולות פרודוקטיביות משמעותית לכל ארגון מכל סוג.

תשתיות הענן של מיקרוסופט אופיס 365 מאפשרות שרידות, יציבות
וגישה מכל מקום למידע הארגוני ומאפשרות בכך גם יכולות שיתוף מידע בקלות ונוחות.

רשימת צק ליסט

יתרונות משמעותיים במעבר ל - אופיס 365

  • תשתית שרידה עם Uptime 99.9% מובטח וגישה מכל מקום.
  • גיבוי ואפשרות להרחבה לפתרונות DRP כחלק מן השירות.
  • אבטחת מידע גבוהה ותמיכה בתקני הפיקוח.
  • עדכוני גרסה שוטפים – לא עוד רכישות כל כמה שנים כדי להתקדם ולעדכן גרסאות.
  • שימוש באפליקציות אופיס המוכרות, באופן ידידותי וזמין בכל מקום.
  • תמיכה בגישה ממכשירים ניידים מסוגים שונים; מחשבי ווינדוס, אפל,
    טאבלט וסמארטפון מכל הסוגים.
  • תיבות דואר גדולות במיוחד – מינימום 50 גיגה ומינימום 1TB אחסון נוסף לקבצים.
  • מערכת אנטי וירוס ומערכות סינון מתקדמות מובנות בשירות.
  • עלות ברורה חודשית קבועה לפי כמות משתמשים.
שני דמויות מחברים פאזל

למי שירותי אופיס 365 מתאימים?

למי השירות אינו מתאים?
אלו הם ארגונים בעלי רגולציות מחמירות אשר תחת פיקוח כדוגמת בנקים או בטחון ממשלתי –
ארגונים אלו בד”כ מקימים סביבות פרטיות סגורות –
יש להם את האמצעים וכלל היכולות לעשות זאת
והם נדרשים לעמוד בתקנים מחמירים שלא מאפשרים להם שימוש בענן ציבורי.

כל ארגון קטן כגדול
ימצא את עצמו בשנים הקרובות יוצא לאחד משירותי הענן –
הענן כאן כדי להישאר ובוודאי כאשר מדובר בשירותים בסיסיים
ומוכרים בכל ארגון כגון שירותי דואר וניהול קבצים.

המערכת קלה להטמעה ושימוש
השירותים אינם מצריכים מעבר לשימוש בכלים חדשים הדורשים מוכנות
והדרכה בארגון ולכן מתאים לכל ארגון.

שעון חול

מתי הזמן הנכון ביותר למעבר לענן שירותי אופיס 365?

הזמן עושה את תפקידו – עובר ועובר, הטכנולוגיה רצה קדימה
וארגונים שאינם יוצאים לענן בעיקר עם מערכות בסיסיות אלו כגון :
שרת דואר, אופיס וניהול קבצים,
מוצאים את עצמם מנהלים בעצמם או דרך חברות שירות שונות מערכות שרתים פנימיות,
רוכשים רישוי להגנה על הדואר ומתחזקים שרתים מיותרים.

המעבר לענן מביא איתו קדמה וחדשנות, נוחות בניהול, תפעול ותחזוקה,
וחשוב מכך בטחון, שרידות ופרודוקטיביות ארגונית.

קל מאוד להוכיח התכנות למעבר לשירותי אופיס 365,
בעיקר כאשר המערכת בארגון מעט מיושנת,
בנוסף שירות שעות מומחים המעבר לשירות יוצא משתלם במיוחד ומוכח ככלכלי,
יעיל ומקדם את החברה.

 

טאבלט לצד מחשבון וכסף ועיפרון וקבלה

איך מחשבים עלויות?

כדי להבין את ההתכנות הרלוונטית כדאי לחשב את העלויות הבאות :

  • חומרת שרתים
  • רישוי מערכות הפעלה לשרתים ולמשתמשי הקצה
  • נפחי האחסון במערכת האחסון
  • גיבויים – עלויות גיבויים בתוך ומחוץ לארגון
  • רישוי תוכנות סינון דואר ואנטי וירוס
  • תעודות אבטחה לשרתי הדואר
  • אל פסק בארגון עבור השרתים
  • עלויות חדר תקשורת חשמל ומיזוג אוויר
  • עלויות בעבור אנשי מקצוע –
    שירותי תחזוקה, הסכמי שירות מנופחים בשל עבודות ניהול על שרתים ייעודיים
ילד מצויר שמח כלכך לקרוא על אופיס 365

מהן התוספות והשיפורים בחבילות אופיס 365?

אפליקציות מגוונות אשר מטרתן לייעל את העבודה הארגונית,
שיתוף הקבצים, ניהול משימות ועוד.

מפורט רק על חלק מהן, אלו אשר מניסיוני מתאימות לכל ארגון ויכולות לחולל פלאים
בפרודוקטיביות והעבודה בצוותים ובמשימות :

  • Mail 365 :Outlook + Calendar – גישה מאובטחת וקלה למייל
    וללוח פגישות מכל מקום ומכל מכשיר
  • Planner – כלי המאפשר לאנשי הצוות לגבש תוכניות חדשות, לארגן ולהקצות פעילויות,
    לשתף קבצים, לשוחח בצ’אט על הדברים שהם עובדים עליהם
    ולקבל עדכונים לגבי ההתקדמות
  • OneDrive – כונן בענן עם נפח של מינימום 1 TERA (תלוי חבילת Office 365)
    לשמירה ושיתוף קבצים ולגישה אליהם מכל מקום
  • Skype For Business – העברת הודעות מידיות , תיאום פגישות,
    שיחות ועידה באמצעות המחשב או אפליקציה, שיתוף קבצים, מצגות
    ומסך באפליקציה אחת הפועלת בשילוב עם כלי ה- Office 365
  • Teams – סביבת עבודה מבוססת צ’אט קבוצתי
    המאפשר לקבוצות עבודה בפרויקטים / קמפיינים לשתף, להתעדכן ולשוחח כקבוצה
  • SharePoint Online – פורטל ארגוני לשיתוף ידע, יצירת אתרי צוות ופורטלים המאפשרים לגלות ולשתף תוכן ולעבוד עליו יחד עם עמיתים בתוך הארגון ומחוצה לו בכל מכשיר.
  • Yammer – רשת חברתית פנים ארגונית, המאפשר שיתוף, גיבוש
    ויצירת קשר פורה ומעשיר בתוך הארגון.
  • Video – כלי לשיתוף והפעלת קטעי וידאו ומסרים בווידאו
    (מתאים גם לצרכי מדריכים וקורסים פנימיים) ברחבי החברה.
  • SWAY – כלי המאפשר ליצור ולשתף בקלות דוחות אינטראקטיביים,
    סיפורים אישיים, מצגות ועוד
דמות מצוירת חושבת על מיקרוסופט אופיס 365

הטמעה – למה עלי להתכונן בארגון? יש צורך בהשבתה?

תהליך המעבר לשירותי הענן Microsoft Office 365 כרוך במיגרציית הנתונים,
תהליך ראוי וחשוב –
הינו תהליך בו כל המידע עובר כולל רשומות וחוקים שנכתבו בשרת הארגון
ואינם נראים מבחוץ, רשימות אנשי קשר, פגישות, העברות של מיילים, הרשאות וסיסמאות.

בחירת החברה אשר תבצע את התהליך הינו משמעותי וחשוב לדעת לאפיין את השלבים בהתאמה לכמות המשתמשים, רשומות הדואר, הרשאות וחוקים מיוחדים שנכתבו בארגון.

מעבר חלק וללא זמן השבתה כאשר המשתמש מקבל הודעה בפתיחת האווטלוק כי הוא מתבקש לסגור ולפתוח מחדש.
יחד עם זאת עבור המכשירים הטלפוניים כן נדרשת הגדרה מחדש אך כפי שאנחנו כבר מורגלים בטלפונים שלנו ובהחלפת מכשירים התהליך פשוט וקל.

התקנת חבילות האופיס – האקטיבציה נעשית באופן טכנולוגי על ידי הקלדת שם משתמש וסיסמא של הדואר במחשב המקומי,
ועדכוני גרסאות ושדרוגים יגיעו באופן אוטומטי אל כלל המשתמשים, כל משתמש זכאי ל5 התקנות של חבילת האופיס 365 על מחשבי הקצה שלו,
כולל מחשב ביתי, מחשב עסקי שולחני, מחשב נייד וטאבלטים – ההתקנה מהירה ונוחה.

הטמעה של כלים נוספים – אפליקציות חדשות ושירותי שיתוף קבצים שאלו הן תוספות ושיפורים לעיתים דורשות הדרכה או הכוונה על ידי איש מקצוע –
זאת בהתאמה לרמת הידע של המשתמשים והיכולת הארגונית להכניס כלים חדשניים לארגון.

דומיות מצוירות עם חליפות עומדים בתוך קופסא

איזו חבילה מתאימה לארגון שלי?

מגוון חבילות המותאמות לארגון שלך
מיקרוסופט יצרה מגוון של חבילות כדי שכל ארגון יוכל להתאים את החבילות לצרכים שלו,
כמו כן ניתן לשלב בין חבילות שונות בתוך הארגון כדי להתאים לצרכים המדויקים של כל מחלקה
או של כל משתמש בהתאם לאופי העבודה, צרכי אבטחת מידע , כלים ועוד.

החבילות בבסיסן מתחלקות ל- Enterprise ולחבילות Business
ההבדל העיקרי הוא שבחבילות ה- Enterprise ניתנת אפשרות לעבודה מקושרת לשרתי טרמינל,
ניהול ובקרת משתמשים באופן מורחב,
יכולות אבטחת מידע ועמידה בתקני אבטחת מידע מול חבילות ה Business
אשר מתאימות להתקנה מקומית של האופיס 365 על גבי עמדות הקצה,
שימוש בכל האפליקציות לעידוד שיתוף מידע בארגון,
ומגבלה של עד 300 משתמשים בחבילות אלו.

יד עם מנורה יוצאת מקופסא

חבילת שירותים משולבת Office 365 ו Windows

לעסקים קטנים ובינוניים מיועדת Microsoft 365 Business ומוגבלת לעד 300 משתמשים לארגון.
חבילות ה Microsoft Enterprise E3 / E5 אינן מוגבלות בכמות משתמשים
ומכילות את ה EMS בהתאמה.

חבילות Microsoft 365 נמכרות כשירותי ענן בעלות חודשית לפי כמות משתמשים,
מקלות על בחירת רישוי ואחידות בארגון.
היתרון הגדול של חבילות אלו שהן מביאות את היעילות והנוחות של אופיס 365
והאפליקציות מעודדות פרודוקטיביות עם מערכת ההפעלה Windows 10 ויכולת ניהול וניטור של מחשבי הקצה ו Mobile
וכוללות פתרונות אבטחה להגנה על המידע הארגוני בהתאם לרמות נדרשות במחיר אטרקטיבי.

תוספת משמעותית בחבילות Microsoft 365 הם כלי אבטחת המידע המספקים הגנה ממוקדת
וייעודית על מחשבים, מכשירים ניידים טאבלטים וסלולר,
זהויות משתמשים, אפליקציות ומידע עסקי רגיש.
כלי אבטחת המידע בחבילות כוללים בין היתר רכיבים המיועדים
למכשירי הסלולר / טאבלט השונים שנועדו ליצירת הפרדה
בין הסביבה העסקית לסביבה הפרטית של העובד –
רגישות מידע שכל ארגון מגדול עד קטן היום צריך לשים עליה את הדעת.