מיקרוסופט אופיס 365 – כל המידע הנחוץ

אופיס 365 של מיקרוסופט

שירות אופיס 365 לעסקים מורכב ממספר חבילות שונות בהתאמה לאופי וסוג הארגוןובעיקרו משלב את כלי העבודה המוכרים לכל ארגוןולכל משתמש – Microsoft Office עם שירותי דואר מקוון עוצמתי ויעיל Microsoft Exchange Onlineעם פתרונות ענן ואפליקציות בעלות יכולות פרודוקטיביות משמעותית לכל ארגון מכל סוג.

תשתיות הענן של מיקרוסופט אופיס 365 לעסקים מאפשרות שרידות, יציבותוגישה מכל מקום למידע הארגוני ומאפשרות בכך גם יכולות שיתוף מידע בקלות ונוחות.

נתקלים בבעיה וזקוקים לעזרה? ניתן להיעזר בשירותי תמיכה מיקרוסופט 365 לכל בעיה שתתקלו בה בעבודה.

יתרונות משמעותיים ברכישת אופיס 365

• תשתית שרידה עם Uptime 99.9% מובטח וגישה מכל מקום.

• גיבוי ואפשרות להרחבה לפתרונות DRP כחלק מן השירות.

• אבטחת מידע גבוהה ותמיכה בתקני הפיקוח.

• עדכוני גרסה שוטפים – לא עוד רכישות כל כמה שנים כדי להתקדם ולעדכן גרסאות.

• שימוש באפליקציות אופיס המוכרות, באופן ידידותי וזמין בכל מקום.

• תמיכה בגישה ממכשירים ניידים מסוגים שונים; מחשבי ווינדוס, אפל,

• תיבות דואר גדולות במיוחד – מינימום 50 גיגה ומינימום 1TB אחסון נוסף לקבצים.

• מערכת אנטי וירוס ומערכות סינון מתקדמות מובנות בשירות.

• עלות ברורה חודשית קבועה לפי כמות משתמשים.

למי שירותי אופיס 365 מתאימים?

למי השירות אינו מתאים?

אלו הם ארגונים בעלי רגולציות מחמירות אשר תחת פיקוח כדוגמת בנקים או בטחון ממשלתי –ארגונים אלו בד”כ מקימים סביבות פרטיות סגורות –יש להם את האמצעים וכלל היכולות לעשות זאתוהם נדרשים לעמוד בתקנים מחמירים שלא מאפשרים להם שימוש בענן ציבורי.כל ארגון קטן כגדול ימצא את עצמו בשנים הקרובות יוצא לאחד משירותי הענן –הענן כאן כדי להישאר ובוודאי כאשר מדובר בשירותים בסיסייםומוכרים בכל ארגון כגון שירותי דואר וניהול קבצים.

מערכת מיקרוסופט אופיס 365 קלה להטמעה ושימוש

השירותים אינם מצריכים מעבר לשימוש בכלים חדשים הדורשים מוכנותוהדרכה בארגון ולכן מתאים לכל ארגון.

מתי הזמן הנכון ביותר למעבר לענן שירותי אופיס 365?

הזמן עושה את תפקידו – עובר ועובר, הטכנולוגיה רצה קדימהוארגונים שאינם יוצאים לענן בעיקר עם מערכות בסיסיות אלו כגון :שרת דואר, אופיס 365 וניהול קבצים,מוצאים את עצמם מנהלים בעצמם או דרך חברות שירות שונות מערכות שרתים פנימיות,רוכשים רישוי להגנה על הדואר ומתחזקים שרתים מיותרים.

המעבר לענן מביא איתו קדמה וחדשנות, נוחות בניהול, תפעול ותחזוקה,וחשוב מכך בטחון, שרידות ופרודוקטיביות ארגונית.

קל מאוד להוכיח התכנות למעבר לשירותי אופיס 365,בעיקר כאשר המערכת בארגון מעט מיושנת,בנוסף שירות שעות מומחים המעבר לשירות יוצא משתלם במיוחד ומוכח ככלכלי,יעיל ומקדם את החברה.

איך מחשבים עלויות?

כדי להבין את ההתכנות הרלוונטית כדאי לחשב את העלויות הבאות :

• חומרת שרתים

• רישוי מערכות הפעלה לשרתים ולמשתמשי הקצה

• נפחי האחסון במערכת האחסון

• גיבויים – עלויות גיבויים בתוך ומחוץ לארגון

• רישוי תוכנות סינון דואר ואנטי וירוס

• תעודות אבטחה לשרתי הדואר

• אל פסק בארגון עבור השרתים

• עלויות חדר תקשורת חשמל ומיזוג אוויר

• עלויות בעבור אנשי מקצוע – שירותי תחזוקה, הסכמי שירות מנופחים בשל עבודות ניהול על שרתים ייעודיים

מהן התוספות והשיפורים בחבילות אופיס 365?

אפליקציות אופיס 365 לעסקים מגוונות במטרה לייעל את העבודה הארגונית,שיתוף הקבצים, ניהול משימות ועוד.

מפורט רק על חלק מהן, אלו אשר מניסיוני מתאימות לכל ארגון ויכולות לחולל פלאיםבפרודוקטיביות והעבודה בצוותים ובמשימות :

• Mail 365 :Outlook + Calendar – גישה מאובטחת וקלה למייל

• Planner – כלי המאפשר לאנשי הצוות לגבש תוכניות חדשות, לארגן ולהקצות פעילויות,

• OneDrive – כונן בענן עם נפח של מינימום 1 TERA (תלוי חבילת Office 365)

• Skype For Business – העברת הודעות מידיות , תיאום פגישות,

• Teams – סביבת מיקרוסופט 365 היא סביבת עבודה המבוססת צ’אט קבוצתי

• SharePoint Online – פורטל ארגוני לשיתוף ידע, יצירת אתרי צוות ופורטלים המאפשרים לגלות ולשתף תוכן ולעבוד עליו יחד עם עמיתים בתוך הארגון ומחוצה לו בכל מכשיר
  

• Yammer – רשת חברתית פנים ארגונית, המאפשר שיתוף, גיבוש

• Video – כלי לשיתוף והפעלת קטעי וידאו ומסרים בווידאו

• SWAY – כלי המאפשר ליצור ולשתף בקלות דוחות אינטראקטיביים,

הטמעה – למה עלי להתכונן בארגון? יש צורך בהשבתה?

תהליך המעבר לשירותי הענן Microsoft Office 365 כרוך במיגרציית הנתונים,תהליך ראוי וחשוב –הינו תהליך בו כל המידע עובר כולל רשומות וחוקים שנכתבו בשרת הארגוןואינם נראים מבחוץ, רשימות אנשי קשר, פגישות, העברות של מיילים, הרשאות וסיסמאות.

בחירת החברה אשר תבצע את התהליך הינו משמעותי וחשוב לדעת לאפיין את השלבים בהתאמה לכמות המשתמשים, רשומות הדואר, הרשאות וחוקים מיוחדים שנכתבו בארגון.

מעבר חלק וללא זמן השבתה כאשר המשתמש מקבל הודעה בפתיחת האווטלוק כי הוא מתבקש לסגור ולפתוח מחדש.יחד עם זאת עבור המכשירים הטלפוניים כן נדרשת הגדרה מחדש אך כפי שאנחנו כבר מורגלים בטלפונים שלנו ובהחלפת מכשירים התהליך פשוט וקל.

התקנת חבילות מיקרוסופט 365 – האקטיבציה נעשית באופן טכנולוגי על ידי הקלדת שם משתמש וסיסמא של הדואר במחשב המקומי,ועדכוני גרסאות ושדרוגים יגיעו באופן אוטומטי אל כלל המשתמשים, כל משתמש זכאי ל5 התקנות של חבילת האופיס 365 על מחשבי הקצה שלו,כולל מחשב ביתי, מחשב עסקי שולחני, מחשב נייד וטאבלטים – ההתקנה מהירה ונוחה.

הטמעה של כלים נוספים – אפליקציות חדשות ושירותי שיתוף קבצים שאלו הן תוספות ושיפורים לעיתים דורשות הדרכה או הכוונה על ידי איש מקצוע –זאת בהתאמה לרמת הידע של המשתמשים והיכולת הארגונית להכניס כלים חדשניים לארגון.

איזו חבילה מתאימה לארגון שלי?

מגוון חבילות מיקרוסופט אופיס 365 המותאמות לארגון שלך

מיקרוסופט יצרה מגוון של חבילות כדי שכל ארגון יוכל להתאים את החבילות לצרכים שלו,כמו כן ניתן לשלב בין חבילות שונות בתוך הארגון כדי להתאים לצרכים המדויקים של כל מחלקהאו של כל משתמש בהתאם לאופי העבודה, צרכי אבטחת מידע , כלים ועוד.

חבילות מיקרוסופט 365 בבסיסן מתחלקות ל- Enterprise ולחבילות Business

ההבדל העיקרי הוא שבחבילות ה- Enterprise ניתנת אפשרות לעבודה מקושרת לשרתי טרמינל,ניהול ובקרת משתמשים באופן מורחב,יכולות אבטחת מידע ועמידה בתקני אבטחת מידע מול חבילות ה Businessאשר מתאימות להתקנה מקומית של האופיס 365 על גבי עמדות הקצה,שימוש בכל האפליקציות לעידוד שיתוף מידע בארגון,ומגבלה של עד 300 משתמשים בחבילות אלו.

חבילת שירותים משולבת Office 365 ו Windows

לעסקים קטנים ובינוניים מיועדת Microsoft 365 Business ומוגבלת לעד 300 משתמשים לארגון.חבילות ה Microsoft Enterprise E3 / E5 אינן מוגבלות בכמות משתמשיםומכילות את ה EMS בהתאמה.

אופיס 365 במחיר נוח – חבילות Microsoft 365 נמכרות כשירותי ענן בעלות חודשית לפי כמות משתמשים,מקלות על בחירת רישוי ואחידות בארגון.היתרון הגדול של חבילות אלו שהן מביאות את היעילות והנוחות של אופיס 365והאפליקציות מעודדות פרודוקטיביות עם מערכת ההפעלה Windows 10 ויכולת ניהול וניטור של מחשבי הקצה ו Mobileוכוללות פתרונות אבטחה להגנה על המידע הארגוני בהתאם לרמות נדרשות במחיר אטרקטיבי.

תוספת משמעותית בחבילות Microsoft 365 הם כלי אבטחת המידע המספקים הגנה ממוקדתוייעודית על מחשבים, מכשירים ניידים טאבלטים וסלולר,זהויות משתמשים, אפליקציות ומידע עסקי רגיש.כלי אבטחת המידע בחבילות כוללים בין היתר רכיבים המיועדיםלמכשירי הסלולר / טאבלט השונים שנועדו ליצירת הפרדהבין הסביבה העסקית לסביבה הפרטית של העובד –רגישות מידע שכל ארגון מגדול עד קטן היום צריך לשים עליה את הדעת.